Coraz więcej firm decyduje się na to, aby wszystkie dokumenty w formie papierowej zdecydowanie zamieniać na formę elektroniczną. Cyfryzacja firm to w obecnych czasach przede wszystkim standard, który po pierwsze wpływa na ekologię, po drugie na nowoczesność firmy, po trzecie na ograniczenie miejsca w biurze. Niepotrzebne dokumenty, które zostały już zeskanowane, warto zniszczyć. Można to robić bezpiecznie i profesjonalnie, nie narażając się na problemy prawne.
Ekologia w firmach wkracza na coraz wyższy poziom. Przekłada się to wszystko oczywiście na większą dbałość o środowisko, mniejsze zużywanie energii, ekologiczne źródła ogrzewania. Jednym z najważniejszych wyzwań, które stoją przed firmami jest oczywiście cyfryzacja dokumentów. To właśnie ona w krótkim czasie pozwala na kompleksowe pozbycie się wszystkich dokumentów, które są w formie papierowej oraz przerzucenie ich na formę elektroniczną. To wiązane jest z likwidacją archiwum w formie tradycyjnej. Co zrobić z dokumentami, gdy zostały już przeniesione na serwer? Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy firmy, która oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów.
Dlaczego profesjonalne niszczenie dokumentów jest ważne?
W starych i nowych dokumentach firmowych bardzo często zawarte są tak zwane dane wrażliwe – numery PESEL, adresy zamieszkania, numery kont bankowych, dane medyczne, finansowe lub specjalistyczna dokumentacja techniczna. Wszystko to stanowi łakomy kąsek dla przestępców. Kradzież tego rodzaju danych może być ogromnym problemem zarówno dla klientów, jak również dla firmy, która może ponieść konsekwencje finansowe, np. z związku z RODO.
Zobacz także: http://deszcz.com.pl/cyfryzacja-firmowego-archiwum-usuwamy-dokument-w-formie-papierowej/
Kto zajmuje się niszczeniem dokumentów?
Kompleksowym i przede wszystkim bezpiecznym, zgodnym ze stanem prawnym niszczeniem dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy, jak https://medienpartner.pl/. Dlaczego to ważne, aby korzystać z pomocy doświadczonej firmy? Przede wszystkim do niszczenia dokumentów trzeba się przygotować. Firma powinna:
– dostarczyć specjalnie zamykane pojemniki do umieszczenia dokumentów,
– odebrać pojemniki i przetransportować je do miejsca zniszczenia,
– wykonać niszczenie dokumentów w niszczarce, która ma odpowiednią klasę,
– dokładnie udokumentować cały proces (film, zdjęcia na płycie),
– wystawić odpowiednie zaświadczenie.
Zastosowanie odpowiedniej jakości niszczarki sprawi, że wszystkie dokumenty będą zniszczone w taki sposób, że nie będzie możliwości odczytania danych.
