Zarządzanie zespołami, projektami i zadaniami w dobie pandemii jest ogromnym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw. Dotychczasowe metody i narzędzia są niewystarczające, brakuje kontroli, a komunikacja pozostawia wiele do życzenia. Jak zatem zapewnić sprawne zarządzanie projektami i zwiększyć ich rentowność?
Podczas lockdownu wiele firm straciło możliwość nadzoru pracowników i obawiało się, że deklarowany czas spędzany na projektach nie odzwierciedla rzeczywistego. Problemem były (i są) także błędy w zestawieniach czy raportach, praktycznie niemożliwe do zweryfikowania w systemie pracy zdalnej. Trudności pojawiły się więc nie jedynie, w rozliczaniu aktualnych projektów czy nadgodzin, ale i planowaniu nowych prac. To rodzi wiele nieporozumień zarówno na linii pracodawca-pracownik, jak i firma-klient. A także uniemożliwia kontrolę marż, czy rzeczywistą ocenę rentowności projektów.
Przełącz się na aplikacje
Najbardziej popularnym narzędziem do rejestracji czasu pracy są arkusze kalkulacyjne, niestety nie nadają się one do sprawnej pracy grupowej, a ponadto są podatne na błędy (np. nadpisywanie danych) i nadużycia. W niektórych firmach funkcjonują nawet papierowe formularze i grafiki, które okazały się bezużyteczne w momencie przejścia w tryb pracy zdalnej z powodu zagrożenia koronawirusem. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą online’owe narzędzia, doskonale pełniące funkcje systemów rejestrujących czas pracy (tzw. Timesheet). Co więcej pozwalają one optymalizować obłożenie na projektach, lepiej planować koszty przyszłych projektów, a tym samym oszczędzać pieniądze.
Pozostaje więc pytanie, jak wybrać najlepsze rozwiązanie? Na rynku można znaleźć wiele programów, jednak większość z nich oferuje gotowe, sztywne moduły. Doskonałą alternatywą są aplikacje biznesowe na platformie Qalcwise, które zapewniają pełną customizację. To jedyne rozwiązanie, które pozwala w 100% dopasować narzędzie do procesu, a nie na odwrót. A do tego bazuje na znanych z arkuszy formułach i logice sprawiając, że jego obsługa jest wyjątkowo prosta.
Jak to działa? Pracownicy logują się z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie, wygodnie raportują wykonane prace, a pracodawca może bezpośrednio śledzić obecność i rezultaty. Ryzyko błędów jest znacznie mniejsze, ponieważ aplikacje kontrolują poprawność wprowadzanych informacji i umożliwiają wygenerowanie raportu w dowolnym momencie. Nie musisz więc czekać, aż pracownik prześle Ci plik mailem, aby odkryć, że jego moce nie są w pełni wykorzystane lub przeciwnie, jest przeciążony. System automatycznie synchronizuje liczbę godzin pozostałą w projekcie między wszystkimi jego uczestnikami. Dzięki raportom na żądanie, pokazującym dane w czasie rzeczywistym (i w dowolnym widoku), firma może na bieżąco zarządzać obłożeniem, przesuwać pracowników do innych projektów, monitorować poziom marży i optymalizować koszty. Narzędzie ułatwia ustalanie harmonogramów i przydzielania zasobów, a także bardziej precyzyjną wycenę prac. Dzięki dokładnym danym pracownicy są pewni, że otrzymają właściwej wysokości wynagrodzenie, a klienci, że płacą za faktycznie wykonaną pracę.
Korzyści z automatyzacji
Automatyzacja zarządzania projektami pozwala skrócić o 90% czas potrzebny na tworzenie grafików i przydzielanie pracy, ale też rozliczanie czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń. Firmy mogą również zaoszczędzić (nawet 60%) na wynagrodzeniach za nadgodziny. Aplikacje zwiększają również produktywność i satysfakcję z pracy, dzięki lepszemu zarządzaniu, sprawnej komunikacji i eliminacji nieporozumień.
Aplikacje Qalcwise stwarzają więcej możliwości niż popularne narzędzia i są dużo prostsze w użyciu. Pozwalają szybko i wygodnie zarządzać wieloma projektami i zadaniami w jednym miejscu. Dzięki graficznej wizualizacji procesu (workflow) umożliwiają wygodne śledzenie postępów prac. Ponadto usprawniają komunikację, pracę grupową, minimalizując ryzyko opóźnień i błędów.
– Firmy, które decydują się na korzystanie z aplikacji są często zaskoczone, jak nierentownie do tej pory prowadziły projekty – mówi Sylwia Ciemińska, Manager of Sales w Qalcwise.com. – Często okazuje się, że pracownicy mnóstwo czasu spędzają na zadaniach administracyjnych lub nieproduktywnych, które można zautomatyzować, a pracowników oddelegować do pilniejszych zadań.
Dzięki aplikacjom Qalcwise firmy mogą prowadzić nieograniczoną liczbę projektów na swoich zasadach lub tak jak wymaga tego organizacja i struktura. To rozwiązanie sprawdzi się więc w firmach każdej wielkości, zatrudniających zarówno pracowników stacjonarnych, zdalnych, jak i czasowych czy zmianowych.
